De eerste stappen naar teamvorming

Door simpelweg een groep mensen bij elkaar te zetten, creëer je nog geen team, en zeker geen effectief team. In een eerdere blog hebben we al de vijf fases verkend die elk team doorloopt: forming, storming, norming, performing, en adjourning. In deze blog focussen we op de eerste fase. Wat gebeurt er tijdens de formingfase, hoe ziet dat eruit in de praktijk en wat zijn praktische handvatten waar je iets aan hebt?

De formingfase start zodra de groep gevormd is. Meestal voelt dit als een frisse start: de meeste mensen vinden het leuk om aan nieuwe dingen te beginnen en kennis te maken met anderen. Maar nieuwe situaties brengen vaak ook spanning en soms zelfs stress met zich mee. Niets ligt vast, onwennigheid en onzekerheid overheersen. Iedereen in de groep heeft wel ervaring met het deel uitmaken van een groep, maar niet al die ervaringen zijn positief. In deze fase zie je snel wie zich hoe in een groep beweegt. Leden bepalen onbewust wie er wel en niet bij de groep hoort, een proces van inclusie. Dit gaat verder dan alleen formeel deel uitmaken van de groep; het gaat over wie zich echt verbonden voelt met de kern van de groep.

In de praktijk: een middelbare school

In de wiskundesectie van een middelbare school, bestaande uit negen leden, hebben recent behoorlijk wat verschuivingen plaatsgevonden. Na de zomer is een derde van de sectie nieuw in het team. Een deel van de groep bestaat uit collega’s die tussen de één en vijf jaar ervaring hebben op deze school. Twee docenten werken al langer dan tien jaar op deze school, en één docent, tevens de sectievoorzitter, is zelfs al meer dan vijftien jaar aan de school verbonden. Ondanks dat iedereen al jaren ervaring heeft in het onderwijs in het algemeen en in deze sectie in het bijzonder, voelt door alle verschuivingen de groep toch als nieuw aan.

In de praktijk: een projectontwikkelbureau

Bij een groot projectontwikkelbureau houdt een projectteam zich bezig met de klus van het jaar: het neerzetten van honderd sociale huurwoningen midden in het hart van de stad. Het is een behoorlijke kluif. Technische uitdagingen te over en politiek gezien is het ook een mijnenveld. Daarom heeft het bureau een stel door de wol geverfde senioren op het project gezet. In de wandelgangen hoor je de mensen fluisteren over ‘het dreamteam’, en dat is niet alleen vol bewondering.

In deze fase zijn de omgangsvormen voornamelijk beleefd. Iedereen wil zich eerst veilig voelen binnen de groep. Het ontwikkelen van een basisvertrouwen is cruciaal. We zoeken naar sociale veiligheid en professioneel vertrouwen in elkaar, vaak in de vorm van ‘voorlopig vertrouwen’, genoeg om te starten, maar nog niet voldoende om volledig effectief te zijn.

In de praktijk: een middelbare school

De eerste bijeenkomst van de nieuwgevormde wiskundesectie is wat onwennig. Men besluit een voorstelrondje te doen waarin iedereen iets vertelt over zichzelf. Logischerwijs komen veilige onderwerpen als bijzondere hobby’s, vakantiebestemmingen of muziekvoorkeuren aan de orde.

In de praktijk: een projectontwikkelbureau

De eerste bijeenkomst van het projectteam is rommelig. Het lijkt erop dat iedereen zijn punt wil maken en zich wil laten zien. De projectleider heeft er haar handen vol aan. Na een overleg van een uur, komt men tot het veilige besluit om pas in de volgende bijeenkomst taken en rollen te verdelen.

De focus ligt op het aftasten van de grenzen van de groep. Wat is het doel van de groep, wat voor soort mensen zitten erin, wat kunnen ze en willen ze allemaal? De eerste rangen en standen vormen zich en ook de eerste gedragsregels ontstaan. Als het ijs is gebroken, kan er snel een enthousiaste stemming ontstaan met vrolijkheid en opwinding over de nieuwe groep en de uitdagingen waar men voor staat. Hoe de groep als team te werk gaat, wordt nu al zichtbaar, al blijven de inhoudelijke details nu nog wat vaag.

In de praktijk: een middelbare school

In de loop van de eerste weken ontstaat binnen de nieuwgevormde wiskundesectie de vraag wie welke taak of rol op zich neemt. Hebben de nieuwelingen behoefte aan een begeleider, ondanks al hun ervaring? Hoe gaan de eerste lessen? Lukt het met de methode? Maar ook: hoe kijkt iedereen tegen onderwijs en gedrag van leerlingen aan? De sectievoorzitter houdt strak de hand aan de structuur van vergaderingen en afspraken zoals hij dat eerder al gewend was. Niemand protesteert daartegen.

In de praktijk: een projectontwikkelbureau

Met de ervaring van het eerste overleg in haar achterhoofd, komt de projectleider bij de volgende vergadering goed beslagen ten ijs. Zij heeft een indeling gemaakt van mensen, taken en rollen. Tot haar verbazing levert het geen enkele weerstand op en wordt er constructief overlegd.

Teamleden hebben nog geen helder beeld van de teamdoelen en wat er van hen verwacht wordt. Vanwege de vele onduidelijkheden zijn ze nog erg afhankelijk van de teamleider. Toch beginnen de eerste (ongeschreven) afspraken over samenwerking zich al te vormen.

In de praktijk: een middelbare school

De meest ervaren docent van het team werpt zich op als ‘vraagbaak’. Zij geeft op verschillende momenten – gevraagd en ongevraagd – advies aan haar collega’s. De sectievoorzitter laat deze rol aan haar over, zonder er direct op te reageren. De collega’s die in de onderbouw lesgeven, plannen afspraken in apart van de groep, de leerkrachten die in de bovenbouw lesgeven doen dat ook. Er ontstaat langzaam een patroon van wie met wie op welke punten samenwerkt.

In de praktijk: een projectontwikkelbureau

Na een aantal weken heeft iedereen tot op zekere hoogte zijn of haar draai gevonden. De projectleider maakt zich wel zorgen om de eilandjes die ontstaan zijn en het gebrek aan dynamiek in de plenaire projectgroep. Ze heeft soms het gevoel aan het spreekwoordelijke dode paard te trekken. Maar als ze de verschillende taakgroepen bezig ziet, lijkt daar toch bijzonder gezellig en prettig samengewerkt te worden.

Het begrijpen van teamdynamiek stelt leidinggevenden in staat om teams effectief te begeleiden en ondersteunen door elke fase. Het resultaat? Teams die uitblinken in wat ze doen, en bovendien een bron van inspiratie en motivatie zijn voor de hele organisatie. Om je te helpen ook het maximale uit je team – tijdelijk, vast, virtueel of fysiek – te halen, hebben we een boekje uitgebracht. De publicatie ‘Bouwen aan én op effectieve teams’ geeft inzichten en praktische handvatten. Met de adviezen uit dit boekje kun je nog meer bereiken!

Vraag hier de publicatie aan

Heb je onze trainingsgids al gezien? Hij staat vol met ons aanbod van trainingen, e-learnings en e-coachings, die ook heel waardevol zijn voor de interne begeleider of (beginnende) leidinggevende.

Bekijk ons complete trainingsaanbod

We believe in Human Capital Growth