Rollenspel ‘Big Shop Design Werkoverleg’ (1)

1. Algemeen

In dit rollenspel ga je een werkoverleg voeren in de rol van manager Operationele Zaken bij het bedrijf BIGG Shop Design, met twee aan jou rapporterende leidinggevenden. Het is de bedoeling dat je zelf de tijd in de gaten houdt en ervoor zorgt dat alle agendapunten worden afgehandeld.

• Je hebt vijfentwintig minuten de tijd om je voor te bereiden.
• Je krijgt maximaal dertig minuten de tijd voor het overleg.
• Je mag deze informatie en je aantekeningen meenemen tijdens het rollenspel.

De volgende informatie is bedoeld om je een beeld te geven van de organisatie waarvoor je in deze simulatie werkzaam bent. Na de formulering van de opdracht, is het de bedoeling dat je de interne mails van BIGG Shop Design doorleest. Hierin vind je informatie ter voorbereiding op het komende overleg. Deze bijlagen zijn je per mail toegezonden.

2. De organisatie

BIGG Wonen is een grote organisatie in de woonmeubels en -accessoires. Typerend is het verfrissende design voor een betaalbare prijs. Het bedrijf heeft winkels in bijna alle grote steden. Die winkels moeten ontworpen en ingericht worden. Daarvoor heeft BIGG Wonen de B.V. BIGG Shop Design opgericht, waar jij werkzaam bent. BIGG Shop Design zorgt voor winkelinrichting en afbouw. Het bedrijf levert het complete interieur van een winkel, zowel permanente als semipermanente installaties. Behalve het vervaardigen van winkel interieurs, biedt BIGG Shop Design ook ondersteunende diensten in het winkelbouw proces. Zo kan de klant een totaalconcept krijgen. Dit totaalconcept is uniek in Nederland. Enkele jaren terug heeft BIGG Wonen besloten dat winkelinrichting en afbouw niet tot haar kernactiviteiten behoort. BIGG Shop Design is verzelfstandigd door een management buy-out; ze bedient nu, naast BIGG Wonen, ook andere klanten.

Naar aanleiding van een briefing door het reclamebureau van de klant ontwerpt en produceert BIGG Shop Design de inrichting van de gehele winkel. Daarnaast denken zij mee over mogelijke activiteiten die de klant kan uitvoeren om zo effectief mogelijk nieuwe clientèle te werven. Dergelijke activiteiten kunnen dan ook weer (mede) uitgevoerd worden door BIGG Shop Design.

BIGG Shop Design is zeker geen prijsaanbieder. Zij onderscheidt zich duidelijk op basis van kwaliteit en levering van een totaalconcept. Meedenken met de klant en adviseurschap staan centraal in de acquisitie. Er ligt binnen de onderneming grote nadruk op klantgerichtheid en kwaliteit. BIGG Shop Design is niet de goedkoopste, maar als zij ingeschakeld is, dan stáát er ook wat.

3. Jouw functie/afdeling

Tip: Kijk voor je verder leest naar het organogram dat als bijlage naar je is gemaild.

Jij bent onlangs benoemd tot manager Operationele Zaken. Je bent de opvolger van de heer Ed Jansen, die wegens ziekte plotseling is uitgevallen. Het ziet er naar uit dat de heer Jansen, als hij al terugkomt, zijn huidige werkzaamheden niet zal kunnen hervatten.

Als manager Operationele Zaken maak je deel uit van het Management Team (MT) van BIGG Shop Design, dat rechtstreeks rapporteert aan de directeur/ eigenaar: de heer Eric Coupé.

De leden van het MT zijn:

• Manager Commerciële Zaken: de heer Willem Pikaart
• Manager Planning, Finance en Control: de heer Mark Soyeux
• Manager Human Resources Management: mevrouw Mariska Schut
• Manager Operationele Zaken: Jijzelf

Jouw afdeling Operationele Zaken is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door het bureau Conceptontwerp ontwikkelde stands en/of activiteiten. De contacten met de klant vinden plaats vanuit het bureau Account Management, waar een vijftal accountmanagers contacten onderhoudt met de klanten, die door heel Nederland verspreid gevestigd zijn. Samen vormen deze twee eenheden de afdeling Commerciële Zaken. Verder kent de organisatie nog een afdeling Planning, Finance en Control en een afdeling Human Resources Management. In totaal zijn er circa vijfenzeventig mensen werkzaam bij BIGG Shop Design.

Onder de afdeling Operationele Zaken vallen alle uitvoerende activiteiten. Nadat de accountmanager met de klant tot overeenstemming is gekomen, gaat het bureau conceptontwerp aan het werk. Zij doet een aantal voorstellen, die door de afdeling Planning, Finance en Control worden doorgerekend en in een offerte worden gevat.

De klant kan ervoor kiezen alleen het concept te kopen, maar kan ook de uitvoering af te nemen bij BIGG Shop Design. Na goedkeuring door de klant van de opdracht, gaat het geheel naar Operationele Zaken, die zorg draagt voor een prompte en tijdige uitvoering van het ontwerp. Het gaat hier veelal om nogal arbeidsintensieve activiteiten waardoor de kosten dus hoog zijn. Vanuit het management van de onderneming is er dan ook voortdurend druk om kostenbewust en efficiënt te werken.

Jouw werkeenheid heeft vijfenveertig medewerkers die zijn onderverdeeld in drie teams:

• Het eerste team (Winkelbouw) bestaat uit vijfentwintig medewerkers en houdt zich, zoals de naam al zegt, bezig met het daadwerkelijk fysiek opzetten van de winkelinrichting.
• Het tweede team (Inkoop en logistiek) bestaat uit twaalf medewerkers die de inkoop van materialen en eventuele diensten ter ondersteuning van de activiteiten inkoopt. Tevens verzorgt deze eenheid de logistiek rondom de winkelbouw.
• Het derde team (Projectleiding) heeft acht medewerkers, die zich bezighouden met de coördinatie en functioneel inhoudelijke aansturing van de twee andere teams.

De teams worden geleid door een hoofd, die de hiërarchische verantwoordelijkheid draagt. Dit is voor Winkelbouw Charlie Aretz, voor Inkoop en Logistiek Renee Zijlstra en voor Projectleiding Ineke Hoving.

Renee Zijlstra heeft zich zojuist ziek gemeld en neemt geen deel aan het werkoverleg. Omdat het overleg volgens Renee wel doorgang moet vinden, heeft hij zijn punten met Charlie voorbesproken.

Om jouw afdeling goed te kunnen leiden, ben je in toenemende mate afhankelijk van up-to-date cijfermatige gegevens, zoals bijvoorbeeld  verkoopcijfers, kostenontwikkeling, winstmarges en budgetoverschrijding percentages. Alleen hierdoor kan BIGG Shop Design in een sterk concurrerende markt slagvaardig en effectief reageren. De dataverwerking voor jouw werkeenheid wordt verzorgd door de afdeling Planning, Finance en Control.

4. Opdracht

Na de voorbereidingstijd van vijfentwintig minuten begin je aan een overleg met jouw medewerkers. Het overleg mag maximaal dertig minuten in beslag nemen.

Uit hoofde van jouw functie als manager Operationele Zaken stuur jij de verandering. Het is van groot belang dat je binnen de gestelde tijd alle onderwerpen afdoende aan de orde stelt.

Voor jou, als nieuwe manager, is dit het eerste overleg met jouw medewerkers Ineke en Charlie. Je hebt hen kort ontmoet tijdens een kennismakingsronde. Het overleg lijkt een goede ‘binnenkomer’ te worden, gezien de onderwerpen die op de agenda staan. Alhoewel je pas kort in deze functie werkzaam bent, zal je de onderwerpen wel moeten behandelen en beslissingen of acties moeten nemen. Zoals je in een memo van Eric Coupé kunt lezen, verwacht hij dat ook van je.

Tip: Vergeet niet de bijlagen die je per mail zijn toegezonden!