Rollenspel ‘Verandertraject’

Situatie

U bent een van de Programmaleiders van het Bureau Grote Projecten (BGP) binnen bank-verzekeraar Secure. Programmaleiders hebben de eindverantwoordelijkheid voor organisatiebrede, grote veranderingstrajecten. In de projecten werken medewerkers van BGP veelal samen met medewerkers van de afdeling waar de verandering plaatsvindt. Het gaat hierbij niet alleen om de implementatie van systemen, maar ook om het creëren van draagvlak voor nieuwe manieren van werken.

U kreeg van de Directeur BGP het verzoek een aantal taken van uw collega programmaleider Ab Rood waar te nemen. Daartoe behoort het vertegenwoordigen van BGP bij de afdeling Life & Employee Benefits (Life & EB). Bij deze interne klant is BGP bezig met het begeleiden van een veranderingstraject waarbij de werkprocessen gereorganiseerd en de systemen vernieuwd worden. Dit traject moet over twee maanden afgerond zijn.

Secure heeft veel last van concurrentie. De maatschappij loopt achter in het vernieuwen van haar productenpakket en mede door te weinig investeringen in het up to date houden van de bedrijfsprocessen is er veel vertraging geweest in het bedienen van de klant. De buitendienst wordt geconfronteerd met klagende klanten die steeds vaker overstappen naar andere maatschappijen. De binnendienst staat onder grote druk, werkt veel over en klaagt dat de systemen waarmee zij moeten werken verouderd en onlogisch zijn. Op beide fronten wordt nu een inhaalslag gemaakt, onder leiding van u en uw collega’s.

Uw secretaresse heeft vanochtend een telefoontje gehad van Willem/Wilma Zomer, directeur van de afdeling Life & EB. Zomer kondigde aan toch in de buurt te zijn en direct langs te willen komen om te spreken over tekortkomingen in de manier waarop het project verloopt. Er is sprake van een in de ogen van Zomer volstrekt verkeerde aanpak van zaken terwijl de tijdlijnen zoals afgesproken niet worden gehaald. Hij zei erbij weinig tijd te hebben maar vandaag met BGP te willen spreken.

U heeft gesproken met Karel Vonk, projectleider in dit project. Volgens hem is het inderdaad de vraag of het traject binnen de deadline afgerond kan worden. Dit komt volgens Karel omdat het erg lastig is om mensen van Life & EB zover te krijgen dat zij tijd investeren om de BGP-ers en de externe specialisten van de juiste informatie te voorzien om de nieuwe systemen te kunnen ontwerpen, bouwen en testen. De mensen die wel vrijgemaakt worden hebben vaak niet het vereiste kennisniveau en men komt vaak niet op tijd met de gevraagde input. Verder is erg veel tijd verloren gegaan met het regelen van werkruimten en computers. Karel ervaart veel weerstand en ziet de cultuur binnen Life & EB als uitgesproken behoudend en defensief. Die houding wordt versterkt omdat de directie weinig informatie en duidelijkheid aan de medewerkers geeft.

Om de verloren tijd weer in te halen heeft u in ieder geval gedurende twee weken 6 extra medewerkers nodig. Deze kunt u zelf inzetten, waarbij de kosten die hieraan verbonden zijn € 62.500,- bedragen. Deze kosten vallen buiten de begroting en u moet hier dan ook akkoord voor zien te krijgen van Zomer. De extra inzet zou ook van maximaal 3 medewerkers van Life & EB en 3 medewerkers van BGP kunnen komen, waarbij de meerkosten verhoudingsgewijs minder zouden zijn.

Opdracht

Voer het gesprek met Zomer over de wijze waarop de problemen aangepakt moeten worden. Het gesprek vindt plaats in uw kamer.

Het is de bedoeling dat u het gesprek binnen 15 minuten afrondt. Houd zelf de tijd in de gaten.

Succes!