Hoe werk je een nieuwe collega in op afstand?

Corona of niet: het werk gaat door. Sommige werkzaamheden nemen juist toe, waardoor je meer mensen nodig hebt en aanneemt. Maar het proces inwerken van nieuwe collega’s is fundamenteel anders dan voorheen. Het vraagt een andere manier van inwerken dan we gewend zijn.

Nieuwe medewerkers een goede start geven bij het bedrijf. Dat is een grote uitdaging voor veel HR professionals op dit moment. Of medewerkers met nieuwe taken en die goed begeleiden. Normaal gesproken meldt een medewerker zich in de ochtend op kantoor en start het inwerkprogramma. Melden op kantoor gebeurt nog steeds soms, voor bijvoorbeeld het ophalen van een laptop en telefoon. Maar daarna gaat de medewerker naar huis. En dan?

Vanaf dan gaat het allemaal anders. Virtueel. Het introductiegesprek, trainen, meekijken met collega’s. Belangrijk bij het aannemen en inwerken van nieuwe collega’s is en blijft het inwerkprogramma. Dat is niet veranderd. Wat wel anders is, is de manier: op afstand. Juist omdat alles nu virtueel is, moet er concreet worden gekeken naar hoe anders het inwerkprogramma wordt ingevuld. Zorg daarin bijvoorbeeld dat nieuwe mensen regelmatig contact hebben met andere collega’s. En probeer vanuit de organisatie op vaste momenten contact te hebben met de nieuwe medewerkers, om bijvoorbeeld zaken uit te leggen en duidelijk te maken. Er even naast gaan zitten is er nu immers niet bij. Tot slot is het -en dat is bijna vanzelfsprekend- belangrijk dat je ervoor zorgt dat de techniek werkt. Dat er een goed systeem is waarmee mensen fatsoenlijk vanuit huis kunnen werken.

Het vraagt een behoorlijke dosis proactiviteit van de nieuwe medewerkers. Dat is lastig, want ze kennen de collega’s en de bedrijfscultuur nog niet. Dat brengt onzekerheden met zich mee: kan ik wel iemand bellen voor hulp of informatie? Kan ik zomaar iets gaan inplannen bij een collega? Kan ik van iemand verwachten dat ik virtueel mag meekijken? Allemaal zaken die voor nieuwe medewerkers extra ingewikkeld zijn op dit moment. Juist door het ontbreken van persoonlijk contact. Terwijl een nieuwe medewerker vaak al gespannen genoeg is. Hij of zij wil zich tenslotte bewijzen.

Dat vergt van je organisatie dat de mensen zich openstellen voor nieuwe collega’s. De rol van HR is aan de ene kant procedureel, via een duidelijk inwerkprogramma. Aan de andere kant vergt het van HR om zich in te zetten voor de openheid van de organisatie. Veel organisaties zijn gewend open en transparant met elkaar op kantoor te werken. Mensen kunnen aanschuiven aan het bureau, we spreken elkaar aan. Die openheid verdwijnt een beetje nu we allemaal meer thuis zitten. Vaste medewerkers kunnen het bijvoorbeeld best spannend vinden dat er ‘zomaar’ iemand meekijkt met het werk. Kennis en ervaringen delen met iemand die je niet kent; daarvoor is het nodig dat je je kwetsbaar openstelt. Voor HR is een rol weggelegd dat ze mensen hierop attent maken en meenemen in het feit dat je ook vanuit huis dezelfde openheid moet proberen te creëren richting nieuwe medewerkers.

Als we kijken naar de nieuwe medewerker, dan zijn eigenaarschap en eigen initiatief van groot belang. Als nieuweling moet je echt in actie komen en word je niet aan de hand meegenomen. HR kan bij de selectie hierin een rol in spelen, door daarop te sturen en dat ook duidelijk mee te geven in de procedure. Als er meerdere nieuwe medewerkers tegelijkertijd zijn, dan kun je die als groep virtueel aan elkaar en aan een begeleider koppelen. De groep neemt dan bijvoorbeeld aan de start en aan het eind van de dag met elkaar door hoe het gaat en waar ze tegenaan lopen.

Onderschat ook niet dat medewerkers die binnen een organisatie een andere rol krijgen óók goed begeleid moeten worden. We zien dat de organisatie er nog al eens van uitgaat ‘dat ze wel weten hoe het werkt’. Dat is lang niet altijd zo. Investeer daarin en voer ook met bestaande medewerkers goede selectiegesprekken. Vraag door hoe gemotiveerd iemand is om de nieuwe taak te gaan doen. Vraag door op wat daarvoor nodig is. En steek vervolgens tijd in het inwerken en begeleiden richting de nieuwe functie, om te voorkomen dat mensen op een later moment vastlopen, zoekende worden of zelfs afhaken.