Efficiënter samenwerken als vliegwiel voor succes

Wat maakt een team meer dan zomaar een groep mensen? Het gedeelde verantwoordelijkheidsgevoel voor een gezamenlijk doel of een specifiek taakgebied. Maar hoe zorg je ervoor dat een bestaand team nog efficiënter samenwerkt? In dit artikel delen Jos Huijser, Human Capital Expert bij HRD Groep, en Lot van Brakel, trainer en teamcoach, hun inzichten. Samen bespreken ze praktische strategieën om communicatie te verbeteren, taken beter te verdelen en de samenwerking binnen het team naar een hoger niveau te tillen.

Lot: ‘In een eerdere blog legde Jos al uit wat een groep mensen tot een team maakt. Vervolgens bespraken we hoe je een stevige basis legt voor een samenhangend team. Dat draait om structuur, aandacht voor cultuur en duidelijke doelstellingen. Als je dat proces serieus aanpakt, bouw je een team dat niet alleen samenwerkt, maar echt tot bloei komt. Toch kan het, na een tijdje, nodig zijn om die basis weer eens te verstevigen en de banden aan te halen.’

‘Wanneer mensen al een tijdje samenwerken, kan er op een gegeven moment behoefte ontstaan om de banden te versterken’, legt Jos uit. ‘Daar hoeft echt niet per se sprake te zijn van conflict. Denk bijvoorbeeld aan een leuke heidag, waarin je samen reflecteert op hoe je met elkaar samenwerkt en elkaar feedback geeft. Dergelijke momenten voorkomen dat je vastloopt in onbesproken patronen. Het is net als in een relatie: als je patronen niet bespreekt, loop je het risico dat ze tegen het team gaan werken of zelfs tot conflicten leiden. Daarom is het zaak om dingen uit te spreken en goede gesprekken te voeren. Vertrouwen en veiligheid zijn daarbij onmisbaar. Spreek af hoe je met elkaar omgaat en wees niet bang om afspraken te herzien of te verduidelijken als dat nodig is. Het gaat erom dat je blijft communiceren en elkaar blijft aanspreken.’

‘Dat is de wat zachtere kant, en die is heel belangrijk,’ vervolgt Lot. ‘Maar de “harde” kant vraagt ook aandacht. Het is goed om af en toe even te kalibreren: hebben we nog steeds dezelfde doelstellingen? Ik laat mensen soms opschrijven waarom ze er als team zijn. En dan krijg ik soms tien totaal verschillende antwoorden terug. Dat is natuurlijk heel interessant. Daarom is het zo waardevol om bij de start van een nieuwe cyclus – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar of een ander logisch moment – samen te zitten en te kijken naar je specifieke doelen. Waarom doen we wat we doen? Wat is ons hoofddoel? Wat is onze focus? Wat gaan we deze periode concreet aanpakken? En past mijn rol daar nog in? Het werkt als een soort team-APK.’

‘Dit betekent niet dat je moet wachten tot er iets misgaat,’ vult Jos aan. ‘Het is juist goed om regelmatig even aandacht te besteden aan hoe je als club functioneert. In de waan van de dag kun je vaak prima je werk doen, maar door eens bewust stil te staan bij hoe je het doet als team, versterk je de band én de kwaliteit van het werk. Het mooie is: als je dit regelmatig doet, voorkom je dat het überhaupt misgaat. Daarom vind ik de vergelijking met een relatie zo treffend. Je hoeft niet te wachten tot je uit elkaar de tent uitvecht om te reflecteren op hoe je met elkaar omgaat. Sterker nog, het is juist belangrijk om regelmatig te evalueren. Doen we nog wel de juiste dingen? Kiezen we nog steeds voor elkaar? Dat kan spannend zijn, maar hoe vaker je dit doet, hoe minder eng het wordt. Het is een krachtig proces dat teams sterker maakt.’

Jos: ‘Als je er een routine van maakt, versterk je het lerend vermogen van je team. Dat maakt je flexibeler, wendbaarder en beter in staat om snel te schakelen. Chris Argyris en Donald Schön beschrijven dit mooi in hun theorie over double-loop learning. In het kort gaat het erom dat je niet alleen leert wat werkt, maar ook begrijpt hoe je leert. Stel, je vindt lezen helemaal niets, dan heeft het geen zin om 500 boeken te proberen en te verwachten dat dat je iets brengt. Als je weet hoe jij het beste leert, kun je die aanpak heel gericht inzetten. En dat geldt ook voor teams. Als je weet hoe je als groep effectief samenwerkt, leer je ook hoe je die samenwerking nog verder kunt verbeteren. Door inzicht te krijgen in de manier waarop je samenwerkt, pak je uitdagingen effectiever aan en kun je sneller schakelen op het moment dat dat nodig is.’

Lot: ‘We begeleiden veel teams die al langere tijd met elkaar samenwerken. ‘Het is goed om zo nu en dan even te herijken. Dat kan een kort gesprek van een uur zijn of een uitgebreide heidag. Je ziet dan dat teamleden echt blij worden als ze weer eens aandachtig naar elkaar luisteren. Het gaat op zo’n moment niet alleen meer over taken, maar vooral ook over wie ze zijn als groep. Op zulke momenten horen we mensen regelmatig oprecht zeggen: “Wat fijn om dit samen doen!”’

‘Laatst belde er een manager op. Zijn team leverde op zich prima werk, maar iedereen voelde zich toch een beetje alleen’, besluit Lot. ‘Ze werkten allemaal in hetzelfde team, maar elk teamlid was individueel vooral bezig met de eigen taken. Door het gesprek met elkaar aan te gaan, veranderde dat. Het werk werd niet alleen leuker, maar ook beter, omdat ze ervoor kozen om vaker ervaringen met elkaar te delen. Ze hebben opnieuw gekeken of iedereen nog wel dezelfde doelstellingen had. Op basis van onze vragenlijst over drijfveren gingen we dieper in op wie ze zijn, waar ze vandaan komen en waar ze naartoe willen. Zo brachten we weer verbinding en een gevoel van gezamenlijkheid in het team.’

Om je te helpen ook het maximale uit je team – tijdelijk, vast, virtueel of fysiek – te halen, hebben we een boekje uitgebracht. De publicatie ‘Bouwen aan én op effectieve teams’ geeft inzichten en praktische handvatten. Met de adviezen uit dit boekje kun je nog meer bereiken!

Vraag hier de publicatie aan

Heb je onze trainingsgids al gezien? Hij staat vol met ons aanbod van trainingen, e-learnings en e-coachings, die ook heel waardevol zijn voor de interne begeleider of (beginnende) leidinggevende.

Bekijk ons complete trainingsaanbod

We believe in Human Capital Growth