Leiderschap in actie

Volgens de situationele leiderschapstheorie van Paul Hersey en Kenneth Blanchard moet je als leider aansluiten op de taakvolwassenheid van je medewerkers. De een heeft behoefte aan heldere uitleg of instructie, een ander heeft meer behoefte aan coachend of motiverend leiderschap en weer een ander kan heel zelfstandig taken uitvoeren. Welke vaardigheden zet je wanneer in? We bespreken het in deze blog.

Elke medewerker bevindt zich in een andere fase van taakvolwassenheid. Omdat je te maken hebt met verschillende individuen, moet je als manager verschillende communicatiestijlen kunnen hanteren. Denk aan richting geven, ruimte geven, proactief zijn of juist het initiatief bij de ander laten. In de instructiefase is het de bedoeling dat je je medewerkers duidelijkheid geeft over de taak die zij moeten uitvoeren. Je moet dingen dus helder en gestructureerd kunnen uitleggen. Daarnaast is ook luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD) van belang. Luister naar wat je medewerkers vertellen en probeer te herleiden of ze je begrepen hebben. Zijn er onduidelijkheden, stel dan vragen. Om te controleren of je het echt goed hebt begrepen, vat samen.

Bij het begeleiden van medewerkers schakel je voortdurend tussen taakgericht en mensgericht. Je laat je teamleden steeds een (gedeelte van een) taak uitvoeren en bespreekt dit vervolgens. Ook hier zijn uitleg geven en LSD belangrijke vaardigheden. Daarnaast moet je ook goed feedback kunnen geven. Dat is iets anders dan vertellen wat je vindt. Met goede feedback geef je je medewerker de mogelijkheid zich te ontwikkelen. Een effectieve feedbackboodschap ziet er als volgt uit:

1. Je vertelt concreet wat je de medewerker hebt zien doen of horen zeggen.
2. Dan vraag je welk effect diegene denkt ermee te hebben bereikt.
3. Daarna geef je aan wat het effect is van datgene wat je hebt gezien of gehoord. Vraag vervolgens wat diegene de volgende keer blijft doen en wat hij anders gaat doen.
4. Sluit af met (een samenvatting van) een aantal suggesties voor verbetering.

Medewerker Henk is verantwoordelijk voor de telefonische communicatie met klanten. Je merkt dat hij nogal kortaf is aan de telefoon, soms zelfs roept dat het druk is en dat de klant daar maar begrip voor moet hebben. Vertel Henk wat je hebt opgemerkt tijdens zijn telefoongesprekken (stap 1). Laat hem weten dat deze manier van communiceren niet als klantgericht op je overkomt (stap 2). Benadruk dat dit gedrag een negatief effect kan hebben op klanten, en dat ze in de toekomst mogelijk minder snel zullen bellen naar jullie organisatie als dit zo doorgaat (stap 3). Sluit het gesprek af met een tip. Moedig Henk aan om voortaan wat meer tijd te nemen voor de klanten en om begripvol te zijn. Bied ook aan om samen te zitten en te bespreken hoe de afdeling beter kan omgaan met drukte, zodat de klantenservice verbeterd kan worden (stap 4).

Naarmate een medewerker vordert in de taakvolwassenheid, zal er meer behoefte ontstaan aan ondersteunende adviezen. Ben je in de veronderstelling dat een medewerker bepaalde taken zelfstandig zou moeten kunnen uitvoeren, maar komt hij of zij toch niet tot de resultaten die je verwacht, is het goed te onderzoeken wat hiervoor de reden is. Zo kan iemand bijvoorbeeld onzeker of minder gemotiveerd zijn. Ook hier geldt weer dat goed luisteren, samenvatten en doorvragen belangrijk zijn.

Voor effectief coachen is het belangrijk dat je gevoelens kunt herkennen en benoemen. En dat is niet altijd even makkelijk. Het (h)erkennen van emoties doe je door te checken of het klopt wat je ziet of hoort: ‘Ik heb de indruk dat je er geen zin in hebt’ of ‘Het grijpt je allemaal erg aan, geloof ik’. Een medewerker voelt zich dan gehoord en gesteund. Belangrijk is dat je wel naar een oplossing toe werkt. Als je voldoende begrip hebt getoond en de medewerker heeft zijn of haar gevoel geuit, kun je rustig vragen hoe je dit nu samen kunt oplossen.

Hoewel delegeren de gemakkelijkste stijl lijkt, is dat niet altijd het geval. Het lastige van delegeren zit hem in de nuance. Als je medewerkers te veel loslaat, gaan ze zwemmen of voelen ze zich te weinig onderdeel van het team. Als je medewerkers te veel op de huid zit, voelen ze zich gecontroleerd of betutteld. Toon interesse in het welzijn van je medewerkers, geef aan dat ze altijd bij je terecht kunnen voor vragen en bied jezelf aan als sparringpartner. Vergeet niet gerichte en opbouwende feedback en welgemeende complimenten te geven. Zo blijven medewerkers op het gewenste niveau functioneren en hou je als leidinggevende het totaaloverzicht.

Om je te helpen het maximale uit je team – tijdelijk, vast, virtueel of fysiek – te halen, hebben we een boekje uitgebracht. De publicatie ‘Bouwen aan én op effectieve teams’ geeft inzichten en praktische handvatten. Met de adviezen uit dit boekje kun je nog meer bereiken!

Vraag hier de publicatie aan

Heb je onze trainingsgids al gezien? Hij staat vol met ons aanbod van trainingen, e-learnings en e-coachings, die ook heel waardevol zijn voor de interne begeleider of (beginnende) leidinggevende.

Bekijk ons complete trainingsaanbod

We believe in Human Capital Growth

We believe in human capital growth