Hoe ondersteun je medewerkers bij het hybride werken?

Door: Jos Huijser

Iets meer dan een jaar geleden heb ik onder deze titel op verzoek van Rendement uitgeverij een themanummer geschreven. Onlangs is dit themanummer voor een andere doelgroep opnieuw uitgegeven. Een overzicht van wat belangrijk is bij het werken met teams, waarin ik toen al een hoofdstuk opgenomen had over ‘samenwerken op afstand’. Geen enkel vermoeden dat we anderhalf jaar later het logisch zouden vinden om via beeldscherm met elkaar te communiceren, terwijl huisdieren en kinderen voor de camera langslopen, en mensen zich door verschillende achtergronden heen werken en zich ineens in een tropisch paradijs genesteld hebben. Een compleet andere wereld. Of toch niet?

Langzaam zien we ‘thuiswerken’ veranderen in hybride werken. Waar we een jaar geleden nog vonden dat online werken een slecht alternatief was van op kantoor werken, zien we het nu als een mooie aanvulling op de mogelijkheden die we al hadden. We werken thuis waar kan en op kantoor waar nodig. Het werken op zich zal daardoor meer individueel op maat worden en minder ‘van 9 tot 5’. We werken een stukje thuis, en pakken vervolgens de trein of de auto. Kunnen we kinderen naar school brengen en missen we de spits. We delen onze week in in werktaken en communicatietaken. Waar face to face overleg nodig is, plannen we dat op kantoor, de andere dagen werken we thuis. Een nieuwe vrijheid, die veel vraagt van de individuele medewerker. Maar zeker ook van de organisatie die dat moet faciliteren, en ook moet managen. Hoe zorg je ervoor dat je iedere individuele medewerker ondersteunt bij het hybride werken, maar ook samenhang, cohesie en binding stimuleert?

Waar werken hybride is geworden, zal ook samenwerken hybride worden. Soms face to face, soms online, soms met iedereen bij elkaar, soms in subgroepen en soms van alles wat. Verandert er daardoor veel? Nee, waarschijnlijk in essentie niet. Voor veel organisaties was het al behoorlijk puzzelen om alle teamleden tegelijk op een plek te krijgen. Een hybride variant is daarbij misschien juist wel een oplossing. Taakgericht samenwerken is een van de aspecten die juist online prima in te richten valt. En zo zijn er meer redenen te noemen waarom hybride samenwerken juist effectiever is. Maar dan moet het wel goed gebeuren.

Heel praktisch hebben we natuurlijk te maken met technische (on)mogelijkheden. Groepsgesprekken zijn lastiger in hybride vorm. We weten vanuit onderwijs en opleiding, maar ook steeds meer uit andere organisaties, dat het een bijzondere uitdaging is om een groep waarvan een gedeelte thuis zit en een ander gedeelte op locatie, evenveel te laten participeren en te activeren. Het wordt dus nog belangrijker een helder onderscheid te maken tussen welke doelen je met welke samenwerkingsvorm wilt halen. En hoe je samenwerking gaat inrichten.

Een rondgang bij onze klanten kleurt dat beeld verder in. Hybride samenwerken levert uitdagingen op, vooral op het gebied van onderling contact en mensgericht leidinggeven. Want dat wordt het meest gemist. Sparren bij het koffiezetapparaat, je verhaal kwijt kunnen in de lunchwandeling, na een overleg stoom kunnen afblazen, even binnen kunnen lopen met een vraag. Online vlieg je van het ene overleg zo door naar het andere.

Voor leidinggevenden gaat de uitdaging dan ook worden om mensen te blijven betrekken. Omdat op kantoor werken betekent dat je makkelijker aan het gesprek deel kan nemen, kan dat betekenen dat je meer invloed kunt uitoefenen door aanwezig te zijn. Dat kan onbedoeld het onderscheid tussen mensen groter maken. De uitdaging is dus om op een evenwichtige balans te sturen.

Daarnaast is het herkennen van signalen ingewikkelder. Wanneer is thuiswerken ‘lekker efficiënt’ en vanaf welk punt wordt het een manier om je te onttrekken aan het team. En wat te doen met binding? We hebben geleerd dat hoe creatief we met z’n allen ook zijn, informele bijeenkomsten online toch niet die sfeer hebben als met elkaar samenkomen. De ‘fifa20 challenge’ of ‘wie wordt de nieuwe online pubquizkampioen’ is toch net wat anders dan samen mountainbiken, een strandwandeling maken of ‘bowlen en steengrillen’.

Om zeker te weten dat wat ik anderhalf jaar geleden geschreven had nog steeds hout snijdt, heb ik de tekst van het themanummer kritisch bekeken. Gelukkig kon het met een paar kleine aanpassingen gewoon weer herdrukt worden. Bouwen aan en op effectieve teams is in essentie nog hetzelfde, maar we zijn wel een dimensie rijker.

Vraag het boek – Bouwen aan effectieve teams – gratis aan

Lees meer over leidinggeven

Neem contact op voor vragen of advies